Mengenal Microsoft Word 2007
Mengenal Microsoft
Word 2007 - Versi baru hasil pengembangan
Microsoft Office adalah Microsoft Word 2007 (Ms. Word 2007). Terdapat
beberapa hal baru pada Microsoft Word 2007 ini dibandingkan dengan
versi-versi sebelumnya, seperti adanya fasilitas task pane, office
clipboard, dan masih banyak fasilitas lainnya, yang mana tujuan dan
penambahan fasilitas itu semua untuk mempermudah penggunaan Microsoft
Word 2007. Selain untuk pengolah kata, Ms. Word 2007 dapat juga
digunakan untuk desktop publishing. Berikut ini adalah beberapa
kelebihan Microsoft Word 2007 dibanding versi sebelumnya.
1) Dokumen tampak lebih profesional
sebab tampilan Microsoft Word 2007 menyediakan berbagai fasilitas
selengkap mungkin untuk pengeditan dan disertai penampilan tool-tool
pengatur dokumen yang lebih mudah dijangkau dibandingkan versi
sebelumnya.
2) Waktu untuk mengetik menjadi lebih
banyak dibandingkan waktu untuk memformat tulisan.
3) Pada versi Microsoft Word 2007,
interface yang lebih berorientasi pada hasil memungkinkan tool-tool
pengatur dokumen mudah dijangkau sehingga waktu untuk memformat otomatis
lebih singkat dan pekerjaan mengetik menjadi makin efisien. Di samping
itu, kecepatan mengetik jadi lebih tinggi karena adanya fasilitas
styles, table formats, list formats, graphical effect, dan berbagai
fasilitas pendukung kemudahan kerja lainnya.
4) Tampilan Microsoft Word 2007 lebih
informatif dibandingkan versi sebelumnya, sehingga para user pemula yang
awam sekalipun dapat lebih cepat mempelajari pengolahan kata dengan
Microsoft Word 2007. Sebagai contoh, munculnya secara cepat informasi
singkat dan padat pada saat kursor mouse ditempatkan pada setiap panel
atau tombol. Posisi kursor yang sedang aktif pada area kerja diikuti
juga dengan keterangan menu, dimana keterangan menu ini akan berubah
seiring perpindahan kursor.
1. Memulai Ms. Word 2007
Sebelum lebih jauh mengenal lingkungan
kerja yang terdapat dalam Microsoft Word 2007, Anda harus menginstal
dahulu program Microsoft Word 2007 ke dalam komputer Anda. Setelah yakin
bahwa komputer Anda terdapat program Microsoft Word 2007, Anda siap
untuk memulai dan menjalankan Microsoft Word 2007.
2. Mengenal Lingkungan Kerja Ms. Word 2007
Saat Anda memulai Microsoft Word 2007,
maka jendela program Word akan terbuka. Jendela ini umumnya berisi menu,
tool, dan fitur lainnya yang memiliki fungsi tertentu. Lingkungan kerja
Microsoft Word 2007 sangat berbeda tampilannya dengan Microsoft Word
versi sebelumnya. Perbedaan tersebut terletak pada tam-pilan baris judul
pull down menu yang fungsinya berubah menjadi baris judul tab. Pada
setiap tab terdiri atas kumpulan toolbar-toolbar. Perhatikan tampilan
lingkungan kerja Ms.Word 2007 berikut ini.
Gambar 5.2. Lembar kerja Microsoft Word
2007
Tampilan Microsoft Word 2007 memiliki
lingkungan kerja yang terdiri dari tab-tab yang berisi kumpulan toolbar.
Secara keseluruhan terdapat 7 baris tab utama dalam Microsoft Word
2007. Ketujuh tab tersebut terdiri atas Home, Insert, Page Layout,
References, Mailings, Review, dan View. Masing-masing tombol yang
terdapat pada setiap tab Microsoft Word 2007 perlu diketahui agar
dicapai penggunaan Microsoft Word 2007 secara maksimal. Pada tulisan
berikutnya akan dibahas tampilan dan masing-masing tab dalam keadaan
aktif beserta kelengkapan tombol perintah pengoperasian Microsoft Word
2007.
- Mengatur ukuran kertas dan orientasi cetak
- Ukuran batas halaman teks, ukuran halaman, dan pengaturan layout hingga orientasi cetak lainnya pada Word 2007 telah disediakan pada tab Page Layout. Langkah-langkah untuk mengubah ukuran kertas adalah klik tab Page Layout, kemudian klik tombol Margin. Selanjutnya, klik pada Custom Margin hingga muncul gambar seperti berikut.
Gambar 5.38. Pilihan layout untuk
mengatur orientasi cetak
Klik tab Paper untuk
memilih jenis dan ukuran kertas. Perhatikan gambarberikut ini.
Gambar 5.39. Pilihan paper untuk mengatur
ukuran kertas
Pada Paper size
tentukan ukuran kertasnya (misalnya Letter). Di sini terdapat beberapa
pilihan ukuran kertas, di antaranya sebagai berikut.
1) Letter : 21,59 cm x 27,94 cm
2) Legal : 21,59 cm x 35,56 cm
3) Executive : 18,41 cm x 26,67 cm
3) A4 : 21 cm x 29,7 cm
4) A5 : 14,8 cm x 21 cm
5) Envelope #10 : 10,48 cm x 24,13 cm
6) Envelope DL : 11 cm x 22 cm
Untuk menentukan batas tepi kertas
pencetakan dapat dilakukan melalui tab menu Page Layout.
Caranya klik pada submenu Margin. Di dalam pilihan Margin
terdapat pilihan margin seperti gambar berikut.
Gambar 5.40. Pilihan margin Microsoft
Word 2007
Pengaturan margin dapat juga Anda
lakukan langsung dengan cara mengubah ukuran pada ruler line,
perhatikan gambar berikut ini.
Gambar 5.41. Pengaturan margin melalui
ruler line
Untuk mengatur orientasi cetak atau
posisi kertas, Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut. Klik tab
menu Page Layout, kemudian pilih Orientation. Pada submenu Orientation
terdapat dua pilihan, yaitu portrait dan landscape.
Gambar 5.42. Submenu Orientation untuk
menentukan posisi kertas
Memberi dan menghapus nomor
halaman
Untuk memberi nomor halaman pada sebuah
dokumen dalam Ms. Word 2007, caranya adalah klik menu Insert,
kemudian pilih Page Numbers sehingga tampil kotak
dialog Page Number. Selanjutnya klik Format
Page Numbers, maka akan tampil kotak dialog sebagai berikut.
Gambar 5.43. Kotak dialog Page Number
untuk menyisipkan nomor halaman
Pilih jenis penomorannya pada pilihan Number
Format, di mana terdapat dua pilihan yaitu Continue
from previous number berarti melanjutkan halaman sebelumnya dan
Start at berarti penomoran dimulai dari nomor berapa.
Setelah dipilih, kemudian klik Ok untuk mengakhiri perintah ini. Pada Number
Format, klik combo hingga tampil beberapa pilihan format yang
disediakan Microsoft Word 2007. Klik salah satu format yang diinginkan.
Gambar 5.44. Pilihan Number Format untuk
menentukan format nomor halaman
Selain Format Page Numbers,
tampak pada Page Number ada pilihan Top of
Page, Bottom of Page, Page of Margins,
dan Current Position.
1) Top of Page, untuk
menempatkan nomor halaman di atas.
2) Bottom of Page,
untuk menempatkan nomor halaman di bawah.
Gambar 5.45. Pilihan posisi nomor halaman
Page of Margin dan Current
Position digunakan untuk memasukkan nomor halaman secara
manual berdasarkan posisi sesuai pilihan yang ditampilkan. Microsoft
Word 2007 secara otomatis dapat menghapus nomor-nomor halaman dengan
fasilitas Remove Page Numbers. Langkah-langkah untuk
menghapus nomor halaman adalah masuk tab menu Insert
dalam kelompok Header and Footer, klik Page
Number kemudian klik Remove Page Numbers.
Mengatur
Paragraf Microsoft Word 2007
Mengatur Paragraf Microsoft Word 2007- Dalam penulisan
dalam Microsoft Word 2007 dokumen tentu kita kenal dengan beberapa perataan (align)
seperti menengahkan judul, paragraf rata kiri, dan lain-lain. Perataan teks
terdiri dari empat pilihan perataan, yaitu rata kiri (align left),
rata kanan (align right), rata tengah (center), dan
rata penuh (justify). Ada beberapa cara untuk mengatur perataan
naskah, yaitu sebagai berikut.
1) Cara pertama mengatur perataan
naskah
Pengaturan perataan melalui Formatting
toolbar. Langkah langkah untuk pengaturan perataan adalah sebagai berikut.
Letakkan kursor ke paragraf atau teks yang akan diatur. Klik tab menu Home,
kemudian pilih submenu Paragraph, sehingga muncul kotak dialog Paragraph.
Gambar 5.29. Perataan teks melalui
submenu Paragraph
Setelah itu, klik tombol panah bawah untuk
menentukan pilihan pengaturan teks pada kotak pengisian Alignment.
Kemudian klik pengaturan teks yang Anda inginkan, misalnya justified dan
akhirilah kotak dialog dengan cara klik OK.
2) Cara kedua mengatur perataan naskah
Melalui ikon-ikon alignment pada
toolbar, caranya adalah letakkan kursor di mana teks atau paragraf akan diatur
pertaaannya, kemudian klik ikon perataan teks sesuai keinginan.
Gambar 5.30. Ikon alignment pada
Microsoft Word 2007
Keterangan:
- :
Teks rata kiri
- :
Teks rata tengah
- :
Teks rata kanan
- :
Teks rata penuh
Mengatur Mistar Ruler Microsoft Word 2007
Indentasi paragraf merupakan teks yang
menjorok ke dalam dihitung dari margin, sedangkan pengertian margin adalah
batas-batas pengetikan yang diukur dari tepi kertas (baik tepi kertas atas,
bawah, kiri, dan kanan). Cara mengatur indentasi adalah dengan menggeser indent
pada Ruler Line.
Gambar 5.31. Ruler line Microsoft Word
2007
Keterangan:
First
line indent
|
digunakan
untuk mengatur jarak huruf pertama paragraf dengan batas kiri kertas
|
Hanging
Indent
|
digunakan
untuk mengatur jarak antara batas kiri dengan paragraf gantung baris kedua
dan seterusnya
|
Left
Indent
|
digunakan
untuk mengatur jarak batas kiri dengan akhir penulisan teks.
|
Right
Indent
|
digunakan
untuk mengatur jarak batas kanan dengan akhir teks.
|
Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh
berikut.
1) First Line Indent, digunakan
untuk mengatur posisi baris pertama. Contohnya sebagai berikut.
Gambar 5.32. Pengaturan paragraf first
line indent
2) Hanging Indent, digunakan
untuk mengatur paragraf menggantung. Contohnya sebagai berikut.
Gambar 5.33. Pengaturan paragraf
hanging indent
3) Left Indent, untuk mengatur
posisi perataan di sebelah kiri dari suatu paragraf. Contohnya sebagai berikut.
Gambar 5.34. Pengaturan paragraf left
indent
4) Right Indent, digunakan untuk
mengatur perataan paragraf di sebelah kanan. Contohnya sebagai berikut.
Gambar 5.35. Pengaturan paragraf right indent
Mengatur spasi Microsoft Word 2007
Dalam penulisan teks terkadang terdiri
dari beberapa baris sampai diakhiri dengan menekan enter. Biasanya baris
pertama lebih menjorok ke dalam jika dibandingkan dengan baris awalnya atau
sebaliknya, baris bawahnya lebih menjorok ke dalam jika dibandingkan dengan
baris pertama, atau jarak antara baris sedikit renggang atau rapat, hal
tersebut dinamakan spasi.
Spasi dalam teks bertujuan untuk
menentukan jarak baris dalam suatu naskah sehingga penampilan enak dilihat dan
mudah dibaca. Langkah untuk mengatur spasi ada beberapa cara, yaitu sebagai
berikut.
1) Cara pertama untuk mengatur spasi
Letakkan kursor pada paragarf yang akan
diubah spasinya, kemudian sorot dan klik ikon Line Spacing 
pada submenu
Paragraph, kemudian klik pada pilihan spasi yang diinginkan.
pada submenu
Paragraph, kemudian klik pada pilihan spasi yang diinginkan.
Gambar 5.36. Menu pilihan paragraf
untuk mengatur spasi
2) Cara Kedua untuk mengatur spasi
Letakkan kursor pada paragarf yang akan
diubah spasinya, kemudian klik pada menu pulldown Paragraph untuk
menampilkan show the paragraph dialog box, hingga muncul kotak dialog
berikut ini.
Gambar 5.37. Kotak dialog line spacing
submenu Paragraph
Langkah pengisian dialog sebagai
berikut.
a) Klik kotak Line Spacing.
b) Pilih spasi atau jarak baris yang
Anda inginkan.
c)Klik OK
Single
|
mengatur
jarak spasi satu baris
|
1,5
line
|
mengatur
jarak spasi satu setengah baris
|
Double
|
mengatur
spasi dua setengah baris
|
At
Least
|
mengatur
jarak spasi baris minimal
|
Exactly
|
spasi
ditentukan secara tetap tanpa penyesuaian ukuran huruf
|
Multiple
|
spasi
ditentukan berdasar persentase
|
Membuat Mail Merge Microsoft Word 2007
Membuat Mail Merge
Microsoft Word 2007- Mail merge atau surat (masal) berantai
merupakan salah satu fasilitas Ms. Word yang digunakan untuk membuat
surat dalam jumlah banyak yang memiliki isi dan format yang sama, namun
terdapat beberapa bagian yang berbeda. Bagian yang berbeda dinamakan variable
atau field. Perintah mail merge akan menghasilkan 3 buah
file sekaligus, yaitu sebagai berikut.
- Dokumen utama (format surat).
- Sumber data (Data Source) yang berisi record-record sejumlah data.
- File gabungan antara dokumen utama dengan sumber data.
Sebagai contoh untuk membuat undangan
reuni, maka langkah-langkah yang dapat anda lakukan adalah sebagai
berikut.
1. Ketikkan format undangan sesuai
kreasi Anda sendiri.
2. Tuliskan kata Kepada dan di
pada lembar kerja Microsoft
Word 2007 seperti gambar berikut.
Gambar 5.51. Format awal undangan
Gambar 5.53. Submenu Start Mail Merge
6. Di sebelah kanan akan muncul submenu
mail merge. Pilih Letters untuk membuat tipe dokumen
dalam bentuk surat. Setelah itu, dilanjutkan dengan menekan tombol Next
yang ada di bawah.
7. Pada step ke-2,
pilihlah Use the current document untuk menggunakan
dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah dibuat. Setelah
itu dilanjutkan dengan menekan tombol Next yang ada di
bawah.
8. Pilihlah Type a new list
untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimasukkan
ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu Create.
Gambar 5.54. Kotak dialog step 1 sampai
step 3 Mail Merge
9. Setelah muncul menu New
address list, pilih submenu Customize Address list.
Submenu ini digunakan jika Anda hendak mengganti judul data yang akan
dimasukkan.
Gambar 5.55. Kotak dialog New Address
List
10. Pada submenu tersebut telah terdapat
daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete.
Gambar 5.56. Kotak dialog Customize
Address List
11. Untuk memasukkan judul data yang
baru sesuai keinginan, pilihlah menu Add. Isi kolom
kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan
menu Insert. Tekan OK untuk
mengakhiri. Sebagai contoh:
nama dan tempat (perhatikan gambar di
bawah).
Gambar 5.57. Pemasukan judul data baru
12. Setelah proses tersebut selesai,
isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu New
Entry. Contoh : judul nama diisi dengan Budi, Dadan dan Tedi.
Untuk mengakhirinya tekan OK.
13. Secara otomatis akan muncul menu Save.
Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di My Document.
Beri nama file data tersebut, misalnya Latihan Merge. Setelah
itu akan muncul menu Mail Merge Recipients. Jika Anda
sudah yakin dengan data yang dimasukan pilihlah OK.
Gambar 5.59. Kotak dialog Mail Merge
Recipients
14. Namun jika Anda menemukan ada data
yang salah saat proses pemasukan, maka klik nama file yang ada di kolom Data
Source. Selanjutnya, pilih menu Edit.
15. Jika sudah kembali ke lembar kerja
di Microsoft Word, pilihlah menu Insert Merge Field.
16. Masukan judul data pada tempat yang
sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata kepada.
Gambar 5.61. Tampilan hasil penggabungan
data source ke dalam dokumen master
17. Untuk menampilkan hasilnya pilih
toolbar Preview Results.
Gambar 5.62. Proses penggabungan data
source mail merge ke dokumen master
Melalui fasilitas Mail Merger ini,
pengguna program aplikasi Microsoft Word 2007 memperoleh kemudahan dalam
pembuatan dokumen secara massaldalam satu kali kerja.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar